らく管 抽出手順（契約率の集計）
🚩 最初に必ず確認 検索は必ず 「物件情報管理」 を選んだ状態で行ってください。
顧客情報管理／統合表示の受付日は「顧客の受付日」で別物です。物件情報管理の受付日＝物件登録日。ここを間違えると件数がまるごとズレます。
顧客情報管理／統合表示の受付日は「顧客の受付日」で別物です。物件情報管理の受付日＝物件登録日。ここを間違えると件数がまるごとズレます。
🧭 まず大前提：「週次」と「評価時」でやることが違います（混同しない）
・週次（毎週・木曜）＝仕分け：その週の案件にタグを付けて、データをきれいに貯めるだけ（数えません）。→ 手順10
・評価時（年4回・翌月1日）＝数える：期の頭〜前月末を 1回まるごとクエリして件数・率を出す（週ごとの数字を足すのではありません／遡る必要もありません）。→ 手順8
※評価時は「ただ数える」前に、前回の週次仕分け以降〜前月末の"しっぽ"を必ず仕分けてから数えます（取りこぼし防止＝手順9）。
・週次（毎週・木曜）＝仕分け：その週の案件にタグを付けて、データをきれいに貯めるだけ（数えません）。→ 手順10
・評価時（年4回・翌月1日）＝数える：期の頭〜前月末を 1回まるごとクエリして件数・率を出す（週ごとの数字を足すのではありません／遡る必要もありません）。→ 手順8
※評価時は「ただ数える」前に、前回の週次仕分け以降〜前月末の"しっぽ"を必ず仕分けてから数えます（取りこぼし防止＝手順9）。
1物件情報管理を開いて、期間を入れる年4回
- 左メニュー 物件情報管理 → 上のタブ 物件一覧
- 受付日 に評価期間を入れる（例：2026年3月1日 〜 5月31日）
- 受付日範囲指定なし のチェックは 外す → 一覧表示 を押す
2検索ウィンドウを開いて、条件をまっさらにする年4回
- 右の縦ボタン 検索 を押す →「物件検索」ウィンドウが開く（下の図）
- 1 全ての条件のチェックを外す を押す（毎回ここから始める）
3担当者を1人だけ選ぶ年4回
- 2 営業担当 にチェック → ドロップダウンで担当者を 1人 選ぶ
4見積提出で3つの件数を取る年4回
- 3 見積提出 にチェック →「提出済」を選ぶ → 5 検索 → 件数を記録
- もう一度検索ウィンドウを開き、見積提出を「未提出」に変える → 検索 → 件数を記録
- もう一度、見積提出を「入力なし」に変える → 検索 → 件数を記録
💡 見積提出は 提出済／未提出／入力なし の3択。3回検索して、それぞれの件数を控えます。
5契約の件数を取る年4回
- 3 見積提出 のチェックを 外す
- 4 状態 の 「契約後をON」 ボタンを押す（契約・工事中などにチェックが入る）
- 5 検索 → 件数を記録 ＝ 契約
6件数はここを読む年4回
- 検索すると、画面 いちばん下 に ◯件 と出ます（「予定金額合計」の右）。この数字を記録します。
7担当者を変えて繰り返す年4回
- 2 営業担当を次の人に変えて、手順3〜6 を全担当ぶん 繰り返します。
| 担当 | 提出済 | 未提出 | 入力なし | 契約 |
|---|---|---|---|---|
| （担当ごとに1行） |
入力先 → 会議準備シートの「契約率集計（件数入力）」タブ。担当ごとに数字を入れてください（合計は自動）。契約率の計算はこちら（シート／紬）で自動でやります。
8四半期（評価）の期間早見表 ― 評価のたびに使う年4回
これは 評価のときの集計（年4回）用の早見表です。KPIは自動なので、各期末（11月末・2月末・5月末・8月末）の分まで確実に拾うため、締め＝集計は「その翌月1日」に行います（12/1・3/1・6/1・9/1）。月末当日に締めると最終日の分を取りこぼすため、翌1日に締めます（週次の「前日まで」と同じ理屈）。
※この4回だけは、週次の木曜抽出とは別に、翌月1日に『期の頭〜前月末』で締めた集計を1回行います（営業会議の曜日には合わせません）。
| 評価 | 締め月末 | KPI確定 （翌月1日に集計） | 告知 （1週間前） | 抽出する期間 |
|---|---|---|---|---|
| 上期 中間 | 11月末 | 12/1 | 11月下旬 | 9/1 〜 11月末 |
| 上期 評価 | 2月末 | 3/1 | 2月下旬 | 上期中間の翌日 〜 2月末 |
| 下期 中間 | 5月末 | 6/1 | 5月下旬 | 3/1 〜 5月末 |
| 下期 評価・査定 | 8月末 | 9/1 | 8月下旬 | 下期中間の翌日 〜 8月末 |
💡 期は 上期＝9/1〜2月末／下期＝3/1〜8月末。中間で一度締めたら、次はその 翌日 から数え始めます（同じ案件を二度数えない）。＝週次の「前日まで・続きから」を、期の単位に大きくしただけです（考え方は同じ）。
⚠️ 評価のときは「翌月1日に締める」（年4回・重要）
KPIは自動。各期末の分まで確実に拾うため、締め＝集計は翌月1日（12/1・3/1・6/1・9/1）。週次の木曜抽出とは別に、その日に1回、期の頭〜前月末で締めます（会議の曜日と無関係）。期末（2月末・8月末）は半期まるごと確定、中間（11月末・5月末）は途中経過です。
※人の評価：行動目標の自己評価は月末まで（11/28〜29でもOK・1〜2日で行動評価は動かない）。1次評価（中間）・1次/最終評価（期末）は、KPIが出る翌月1日に実施（月末当日には評価しない）。告知は1週間前。KPIは自動なので評価者は手で入れません。
KPIは自動。各期末の分まで確実に拾うため、締め＝集計は翌月1日（12/1・3/1・6/1・9/1）。週次の木曜抽出とは別に、その日に1回、期の頭〜前月末で締めます（会議の曜日と無関係）。期末（2月末・8月末）は半期まるごと確定、中間（11月末・5月末）は途中経過です。
※人の評価：行動目標の自己評価は月末まで（11/28〜29でもOK・1〜2日で行動評価は動かない）。1次評価（中間）・1次/最終評価（期末）は、KPIが出る翌月1日に実施（月末当日には評価しない）。告知は1週間前。KPIは自動なので評価者は手で入れません。
9四半期ごとの点検（取りこぼし防止）年4回
毎週やっていても、付け忘れ・間違ったステータスのまま止まる案件は出ます。評価のたび（年4回・翌月1日）に1回、数える前に縦覧して直します。順番は 「①しっぽを仕分け → ②全期間を1回数える → ③全体の点検」。
- 🚩 まず"しっぽ"を仕分ける：前回の週次仕分け以降〜前月末の未仕分け案件（例：最後の仕分けが11/27なら 11/27〜11/30）を、数える前に必ず仕分ける。← 評価時のグレーゾーンはここ。次の週次（12月初）では評価に間に合わないため、評価時に先に埋める。
- 契約済みなのに 見積提出＝未提出／入力なし のまま止まっていないか
- Google口コミ・面談・反響の 記録漏れ／間違ったステータス がないか
この点検は 翔さんの一次承認の中身 です（翔さんが直す → 社長が最終承認）。
10★ 週次（毎週・営業会議）でやること ― これが土台毎週
上の四半期の集計は、毎週ここで貯めたものを締めるだけです。営業会議（毎週金曜）で次の4つをやります。
| やること | 中身 | 効くKPI |
|---|---|---|
| 入金遅延の判断 | 予定日を過ぎた未収を見て、予定日変更を 承認／却下。承認（正当な事由）＝遅延にしない／却下＝遅延1件。「すみませんずれます」で消させないのが肝 | 入金遅延件数 |
| 契約率の仕分け | 契約済の見積「未提出・入力なし」を 提出済／自己都合／お客様都合 に仕分け。自己都合だけが分母に乗る（お客様都合は母集団外） | 契約率 |
| Google口コミ | 西川さんが今週の口コミを 会議準備シートの「Google口コミ」タブ に記録（日付・ペンネーム・内容・事業区分）→ 営業会議で 「どなたのお客様か（担当）」 を確定 | アンケート回収率 |
| 紹介・リピート | 区分（新規／OB／紹介）は 案件管理表（大西さんが入力） が元。大西さんが 週単位で・会議前日までに区分を整理 → 営業会議で突き合わせて確認（案件管理表に放置せず週次に乗せる） | 紹介件数・リピート件数 |
本番カウントは 9/1から。8月までは練習として記録するだけでOK（さかのぼっての集計は不要）。不動産は同じことを物件王の対応履歴でやっています。
11週次の対象期間 ― なぜ重複も抜けも出ないのか毎週
毎週 木曜9時に依頼 → 木曜中に準備 → 金曜の営業会議で使います。1回で拾う対象期間は 「前回の締めの翌日 〜 今回の準備日の前日（水曜）まで」。
- なぜ準備日当日（木）を含めないのか：木曜の朝に数えても、その日の夕方までに案件が増えるかもしれません。当日を含めると「朝数えた後に増えた分」を取りこぼします。だから 確定している前日（水）まで で線を引きます。
- なぜ前の週とダブらないのか：今週は 前週が締めた日の翌日 から始めます。前週は前日（水）で締めています。だから境目が1日ずつ地続きになり、重複ゼロ・抜けゼロ。
| 準備する日（木） | 対象期間（拾う範囲） | 締め（最終日） |
|---|---|---|
| 6/18 | 3/1 〜 6/17（水） ※初回はたまった分を一掃 | 6/17 |
| 6/25 | 6/18（木）〜 6/24（水） | 6/24 |
| 7/2 | 6/25（木）〜 7/1（水） | 7/1 |
💡 締めの最終日と次の開始日が 「6/17｜6/18」「6/24｜6/25」 と1日ずつ連続しているのがポイント。だから被らず・抜けず。
※この「前日まで・続きから」の考え方は、契約率（らく管から拾う）も、紹介・リピートの区分（大西さんが案件管理表で整理）も 同じ です。だから言葉は「抽出」に限定せず「対象期間」で考えてください。
※この「前日まで・続きから」の考え方は、契約率（らく管から拾う）も、紹介・リピートの区分（大西さんが案件管理表で整理）も 同じ です。だから言葉は「抽出」に限定せず「対象期間」で考えてください。
12集計の例（契約率の数え方 → 評点）年4回
ある担当の、対象期間の数字がこうだったとします（手順1〜7で件数を取り、手順10で未提出を仕分けたあと）：
| 提出済 | 未提出（自己都合） | 未提出（お客様都合） | 契約 |
|---|---|---|---|
| 38 | 7 | 3 | 35 |
- 母集団 ＝ 提出済 38 ＋ 自己都合 7 ＝ 45 （お客様都合 3 は母集団から外す）
- 契約率 ＝ 契約 35 ÷ 母集団 45 ＝ 約78%
- 78% は評価の レベル4（70〜79%）→ 評価アプリには 自動で「4」 が入ります（事務・営業が手で入れることはありません）
この計算と評点づけは シート／システム側で自動。事務がやるのは手順10までの「数える・仕分ける」だけです。
🚩 期の切り替わりの注意（エッジライン）＝週次・四半期に共通の1ルール
毎週の拾い込みは 運用のリズム（ローリング）。でも評価に数えるのは 評価期間（上期 9/1〜2月末／下期 3/1〜8月末）の中だけ です。週次で拾う窓が期の境目をまたいでも、四半期で締める時も、線は必ず「日付」で引きます（週次・四半期で扱いは変わりません）。
例：9/4（金）の会議でその週ぶんを拾うと 8/30・8/31 など 9/1より前 も入りますが、これは 記録は残してOK・でも上期には数えない（上期は9/1から）。だから拾うものには必ず 日付 を残してください。
毎週の拾い込みは 運用のリズム（ローリング）。でも評価に数えるのは 評価期間（上期 9/1〜2月末／下期 3/1〜8月末）の中だけ です。週次で拾う窓が期の境目をまたいでも、四半期で締める時も、線は必ず「日付」で引きます（週次・四半期で扱いは変わりません）。
例：9/4（金）の会議でその週ぶんを拾うと 8/30・8/31 など 9/1より前 も入りますが、これは 記録は残してOK・でも上期には数えない（上期は9/1から）。だから拾うものには必ず 日付 を残してください。
代行者向け：回収レビュー用の抽出手順（西川さん不在時）
⚠️ この手順は、西川さん代行で回収レビュー用データを抽出する時に使います。契約率の集計（上の手順1〜11）とは 別のらく管画面 から出力するので、混同しないでください。
目的：木曜13時JSTの営業会議事前配信で使う「着工金・完工金・支払予定日を含む物件単位xls」を出す。
使う場面：西川さんが有給・お休み等で木曜の抽出ができない時、大西さんや他の事務が代行する場合。
目的：木曜13時JSTの営業会議事前配信で使う「着工金・完工金・支払予定日を含む物件単位xls」を出す。
使う場面：西川さんが有給・お休み等で木曜の抽出ができない時、大西さんや他の事務が代行する場合。
代行手順1：らく管の該当画面へ移動
【西川さん回答待ち・空欄】 らく管のどの画面から出力するか具体的な画面遷移をここに追記予定。
💡 契約率集計で使う「反響管理」側の画面（物件コード／顧客名／物件名／営業担当／受付日／予定金額／契約金額）とは 別の画面。回収レビュー用は「着工金・完工金・支払予定日」の列を含むxlsが出せる画面。
代行手順2：抽出条件を設定
【西川さん回答待ち・空欄】 状態フィルタ（契約・工事中）／期間しぼり（なし）／その他の設定をここに追記予定。
代行手順3：xls形式でエクスポート
【西川さん回答待ち・空欄】 エクスポートボタン／保存先／ファイル名の確認手順をここに追記予定。
代行手順4：t.j.のChatwork DMへ送付
t.j.のChatwork DM（room 323808377 は西川さん・代行時は自分のDM）に xls をそのまま送ります。件名不要。
目安：木曜13時までに送付。
💡 送付後、自動配信システムが取り込んで営業グループへ回収レビューを配信します（着地は木曜13時）。もし送付後1時間経っても配信されない場合は、t.j. または紬に一報お願いします。
代行手順5：紬（サポートAI）への一言
代行で送ったことを紬に伝えてもらえると、次週の同時刻までに配信状況をチェックできます（任意）。
📝 正しい抽出画面のスクショ・画面遷移は、西川さんの手順回答をいただき次第、代行手順1〜3の空欄に埋め込みます。西川さんの負担にならないタイミングで手順共有をお願いする運用です（2026-07-03 t.j. 訂正）。